Skip to the content

Handige tools voor Excel: query designer Add-In

Reinder.eu | Excel Add-In Query Designer

Met de REINVENT Add-In voor Excel heb je een aantal handige tools tot je beschikking. Zo kun je eenvoudig een query (een verzameling data uit een of meer tabellen van een database) maken zonder dat je kennis hoeft te hebben van SQL. Een andere handige tool is het exporteren van de Outlook Agenda, ook voor de versie 2010, naar Excel.

 

Download hier de add-in voor Excel

Stap 1: download eerst de Add-In Tool voordat we verder gaan...

{versie 2014.1.4} 

External web link - https://reinder.eu/documenten/reinvent.addin.v2.setup.msi


Een handige Add-In voor Excel

Om een draaitabel op te kunnen halen, hebben we een query nodig. En dat is precies de plek waar ik strandde bij het schrijven van de vorige blog over de draaitabellen. Niet iedereen beheerst namelijk de techniek om een query te maken en daarom gaat dit blog over het maken van een query in de Add-In tool voor Excel.

Reinder.eu | Excel Add-In Query Designer


Dit blog gaat dan ook niet over de draaitabellen maar over het maken van een query in de Add-In tool. De Add-In tool is gratis.

Verbinding maken met een database

Voordat we data op kunnen halen, moeten we eerst een databaseverbinding tot stand brengen. Dit doen we met de data link-tool van Microsoft. Je kan met de data link-tool ook een verbinding maken met een MS Access-database of een andere database.

Reinder.eu | Data Link voor Excel query designer

 

  1. Klik in het menu op verbinding instellen waarna het onderstaande scherm zal openen.
  2. Selecteer in het scherm Microsoft OLE DB Provider for SQL Server om verbinding te maken met een SQL server-database en klik op volgende.

Reinder.eu | Data Link eigenschappen

 

  1. Selecteer een server.
  2. Geef aan op welke manier u om wilt gaan met uw inlognaam en wachtwoord van de SQL-server. Let op: de Add-In slaat de gegevens onversleuteld op en het wachtwoord kan op de computer of server voor anderen zichtbaar zijn.
  3. Selecteer nu de database waar u de gegevens van wilt gebruiken. Klik op verbinding testen waarna u een melding krijgt of de verbinding tot stand kan worden gebracht.
  4. Als dat is gelukt, klikt u op OK. Daarna beginnen we met het aanmaken van de eerste query.

De query designer: in enkele eenvoudige stappen je eerste query maken

Open nu de query designer (dit kan enkele seconden duren)

Reinder.eu | Excel objecten

  1. Bij de objecten zie je nu een overzicht van alle tabellen en queries die in de database aanwezig zijn.
  2. Sleep de tabel die je wilt gebruiken naar het rechter vak.

Reinder.eu | Eenvoudig velden selecteren query Excel

 

  1. Nu worden alle tabellen die geen directe relatie hebben met de geselecteerde tabel licht van kleur.
  2. Na het openklappen van de tabel worden de velden waaruit je kunt kiezen, zichtbaar.
  3. Ook zie je bij de velden, die een bovenliggende relatie hebben, een plusteken verschijnen. Klik de vinkjes aan van de velden die u wilt gebruiken.

Reinder.eu | Excel query designer filter resultaat

 

  1. Klik op preview results en er verschijnt een nieuw venster met de resultaten van je query. Als dit resultaat voldoet aan je verwachtingen, klik dan op OK. De query zal worden opgeslagen, zodat je later nog aanpassingen kunt maken.

Reinder.eu | Exporteren resultaat

 

  1. Tevens verschijnt de vraag of je het resultaat wilt exporteren naar het huidige tabblad in Excel. Klik op ja en het resultaat zal in je werkblad verschijnen. De eerste query is een feit!

Het aanmaken van een filter (Where)

Het filteren van de gegevens voordat je deze importeert in Excel is wat lastiger maar met een beetje zelfstudie en wat voorbeelden moet het niet heel lastig zijn.

Om een filter te maken klik je op de parameterbutton die zichtbaar wordt als je in een rij klikt in het parameterveld.

Reinder.eu | Excel query designer Where

 

Selecteer nu eerst het type parameter (Where) in het veld type. Het veld Fieldname zal nu worden gevuld met de veldnaam van de bronregel.

value parameter query designer | Reinder.eu

 

Geef nu in het veld value het volledige criteria op waarbij je op de plaats waar de veldnaam moet komen te staan een {0} plaatst. Deze waarde wordt in de query vervangen voor de naam van het veld. WHERE (NOT ([tblRelatie].[fldPlaats] IS NULL)) We filteren in dit voorbeeld dus alle records waarbij de plaatsnaam niet leeg is.

Reinder.eu | parameter en filteren query Excel

 

Als we alleen de plaats Lunteren willen filteren dan zal de parameter er als volgt uitzien:

{0} = 'LUNTEREN' wat in de query resulteert in het resultaat WHERE [tblRelatie].[fldPlaats] = 'LUNTEREN'

Toevoegen gerelateerde tabel (JOIN)

Het toevoegen van een gerelateerde tabel is kinderlijk eenvoudig in een gerelateerde database. Klik op de groene button in het veld waar een gerelateerde tabel aan is gekoppeld. De tabel wordt nu direct toegevoegd aan de lijst en je kunt de velden uit de tabel nu direct gebruiken.

Open nu de query designer (dit kan enkele seconden duren)

join query add inn | Reinder.eu

 

Het toevoegen van een gerelateerde tabel is kinderlijk eenvoudig in een gerelateerde database. Klik op de groene button in het veld waar een gerelateerde tabel aan is gekoppeld. De tabel wordt nu direct toegevoegd aan de lijst en je kunt de velden uit de tabel nu direct gebruiken.

Toevoegen eigen relatie tussen 2 tabellen

Als er tussen de verschillende tabellen geen relatie bestaat (zie in ons voorbeeld de relatie tussen de verkooporder en de tabel relaties verwar deze tabelnaam niet met het onderwerp dat we nu bespreken) dan kan je zelf een relatie tussen 2 tabellen aanmaken.

Reinder.eu | Eenvoudig relaties leggen query designer Excel

 

Sleep de tabel uit de tabellenlijst naar het veld in de query designer waar een relatie op moet worden aangemaakt.

Reinder.eu | relatie editor

 

Selecteer nu uit beide tabellen, het veld of de velden die de relatie tussen de twee tabellen aangeeft.

De join (relatie) geeft aan op welke manier de gegevens uit de verschillende tabellen worden gelinkt.

Bij een inner join zullen alleen die gegevens worden opgehaald die in beide tabellen overeenkomen. Indien je alle gegevens uit de verkooporder tabel op wilt halen en uitsluitend de verkooprelaties die overeenkomen dan kies je voor een right join.

 

nieuwe tabel is toegevoegd aan de query | Reinder.eu

 

Klik op OK om de relatie aan te maken. In de query designer zie je nu dat er een nieuwe tabel is toegevoegd aan de query.

Outlook agenda exporteren naar Excel

Vanaf Outlook 2010 is het niet meer mogelijk de agenda te exporteren naar Excel zonder hier eerst een CSV-bestand van te maken.

We hebben deze functionaliteit toegevoegd aan onze Add-In waardoor je weer de agenda kunt exporteren naar Excel zoals je dat gewend was.

einder.eu | Excel Add-In Query Designer

 

Deze functie werkt op alle lokaal geïnstalleerde Outlook omgevingen van versie 2010 en hoger. De als standaard ingestelde agenda wordt automatisch opgepakt. Indien je een andere agenda wilt exporteren dien je dit in te geven bij de menu optie Outlook\Mailbox.

Voordat je de tool kunt gebruiken dienen de instellingen voor het exporteren worden aangemaakt.

Reinder.eu | Instellingen Outlook agenda export

 

Met de menu optie [Export opties] bepaal je welke agenda items naar Excel worden geëxporteerd uit de Outlook agenda en in welke kolommen de gegevens worden geplaatst.

Het veld Fieldname mag je niet wijzigen omdat dit veld overeenkomt met de systeemnaam van de velden in de Outlook agenda.

Met het vinkje in het veld Visible bepaal je of het veld geëxporteerd moet worden naar Excel.

Met het veld Sequence bepaal je in welke kolom de waarde zal worden geplaatst. Je dient de volgorde zelf in te stellen te beginnen met 0. Je kunt er dus ook voor kiezen om tussen iedere kolom een lege kolom op te nemen. De reeks zou dan bijvoorbeeld 0,2,4,6 enz. zijn.

In het veld caption kun je een eigen header ingeven die in de eerste rij zal worden getoond. Bijvoorbeeld [AllDayEvent] kunt u aanpassen naar [Hele dag]

Na het klikken op de knop opslaan zullen de instellingen worden opgeslagen en kun je de export starten.

Outlook agenda items exporteren

Klik nu op de button [Import kalenderdata] waarna de actie zal worden gestart met een scherm waarin je de begin en einddatum in kunt geven. Alle agenda items binnen deze datum range zullen worden geëxporteerd naar Excel.

Reinder.eu | Datum selectie exporteren Outlook agenda naar Excel

 

Na het klikken op [Start] zal de export beginnen op het geselecteerde tabblad.

 

"Wie op zoek is naar een teamplayer, een man van zijn woord en een uitmuntende programmeur, dan kan ik Reinder zeker aanbevelen. Reinder bedankt en tot de volgende uitdaging."

Marijn Snoek - Fleetaccess

Incidenten registratie

In iedere organisatie worden fouten gemaakt en vinden incidenten plaats. Om hier inzicht in te krijgen en de kans op herhaling te voorkomen, is het van belang incidenten op de juiste manier te registreren. Bekijk de voordelen van ons incidenten registratiesysteem.

Incidenten registratie

Sneek

Koperslagersstraat 49
8601WL  Sneek

E-mail: info@reinder.eu

Telefoon: +31 (0)515 74 50 09

KvK nr.: 67082130

 

Amsterdam

Nieuwe Herengracht 49
1011RN  Amsterdam

Telefoon: +31 (0)20 261 95 42

 

Uden

Weverstraat 6
5405 BN Uden

Telefoon: +31 (0)413 432 012

Route