Data conversie tool

In ons vak hebben we erg veel te maken met het importeren van data uit verschillende bronnen. In heel veel gevallen leveren onze klanten de data aan in een Excel sheet. Om deze data eenvoudig te converteren naar het juiste formaat voor de doeldatabase, maken we gebruik van een zelf ontwikkelde conversietool voor Windows.

Met deze conversietool is het bijvoorbeeld eenvoudig om een adresregel te splitsen in straatnaam, huisnummer, toevoeging huisnummer, postcode, woonplaats en land. Zo zijn er nog een veel meer functies waarmee de data uit de Excelinput is te manipuleren:

• Datum omzetten naar ander formaat (ook eigen maskers zijn mogelijk);
• Adressen splitsen in voorvoegsel straatnaam, huisnummer, toevoeging huisnummer, postcode, woonplaats en land;
• Tekst omzetten naar kleine letters;
• Tekst omzetten naar hoofdletters;
• Eerste woord van de zin met hoofdletter;
• Woord zoeken op vaste positie in zin;
• Zoeken en vervangen;
• Lege cellen vullen met vaste waarde;
• Autonummering, desgewenst met vaste lengte, prefix en achtervoegsel.

Vul onderstaand formulier in om de downloadlink te ontvangen van deze tool. Je installeert deze tool op je lokale pc of server.

Hoe werkt de conversietool?

Je dient eerst een Excel document te selecteren via de button [Selecteer een Excel document]. Na de selectie worden alle tabbladen uit het document ingelezen.

Selecteer nu de range uit het tabblad waar de data zich bevindt en klik op de button [Datarange] in de propertygrid.

Als je selectie kolomkoppen bevat dan dien je de property [Heeft headers] op [True] te zetten.

Nu hebben we voldoende informatie om de geselecteerde data om te zetten naar een tabel waarmee we de conversie kunnen testen en naar eigen smaak aan kunnen passen. Om de tabel te vullen klikt u op de button [Importeer Exceldata]. Je ziet dat de grid wordt gevuld met de data uit de selectie.

De waarden converteren

Klik op de button [Kolommen] om de kolominstellingen weer te geven. Er opent nu een nieuw scherm met daarin aan de linkerkant een lijst met alle kolommen en aan de rechterkant de details voor de geselecteerde kolom.

Onder de categorie [Kolommen] zie je een vijftal instellingen. Deze instellingen hebben betrekking op de kolom en niet op de data in de kolom. De opties [Label] en [Veldnaam] hebben dezelfde waarde. Het [Label] gebruiken we bij de kolomheaders in een Excelsheet en de [Veldnaam] is de naam voor het element in een xml output.

Onder de categorie [Gedrag] vind je eveneens 5 instellingen waarbij alleen de property [Gedrag] en [Lege waarden toestaan] direct bewerkt kunnen worden.

Bij de property [Gedrag] heb je de mogelijkheid uit:

• Leeg = veld leeg maken. Na selectie van deze optie wordt alle data uit de cellen van deze kolom verwijderd.
• Veldwaarde = De huidige waarde ongemoeid laten.
• Vaste waarde = De cellen van de geselecteerde kolom vullen met een vaste waarde. In de subsectie [Vaste waarde] kun je aangeven welke waarde er moet worden ingevuld.
• Inlezen = Data conversie. Na het selecteren van deze optie wordt de property [Inlezen] beschikbaar. Door de selectie van een conversie functie wordt direct alle data in de cellen van de kolom bijgewerkt. Je kunt maximaal 3 stappen tegelijkertijd uitvoeren. Bijvoorbeeld {WOONPLAATS} omzetten naar kleine letters en vervolgens {woonplaats} eerste letter omzetten naar hoofdletter {Woonplaats}. Lees onderaan de pagina ook nog de instructie voor het zelf maken van conversie functies.
• Autonummering = Veld vullen met autonummer. Na de selectie van deze optie wordt de property [Autonummering] beschikbaar. Hier kun je zelf aangeven met welk getal je wilt beginnen en hoe groot de stappen zijn. Denk aan 1,2,3,4 of 10,20,30,40. Tevens kun je de reeks een vaste lengte meegeven. De waarde wordt dan uitgevuld met voorloop nullen. Bijvoorbeeld een tekenreeks met een lengte van 5: 00001, 00002, 00003. De reeks kun je ook voorzien van een prefix of een achtervoegsel. AA001, AA002, AA003 of A001A, A002A.

Als je de data hebt bijgewerkt en de data gereed is om te exporteren dan zijn hiervoor 2 mogelijkheden. De eerste mogelijkheid is een export naar Excel. Hierbij geldt de regel 'what you see is what you get'. Dus heb je de data gefilterd in de data grid, dan zal deze gefilterde data worden geëxporteerd.

De XML export is een stuk lastiger. Als je geen kennis hebt van XML laat dan deze functie rusten of bekijk de filmpjes die over dit onderwerp zijn gemaakt of lees de FAQ onder aan deze pagina.