Skip to the content

Onderlinge-data-uitwisseling-vermindert-kans-op-fouten

Reinder.eu | Benegas en Jongeneel Transport data uitwisseling

VALKENBURG/PUTTEN/BOLSWARD - Hij heeft een passie voor logistieke data en is een groot voorstander van standaardisatie van softwaresystemen. Het verklaart waarom ICT-man Reinder Stolte voor Jongeneel Transport een zogenoemde API, een speciale applicatie waarmee diverse datasystemen onderling wél data kunnen uitwisselen, mocht ontwikkelen. Samen met Jongeneel en hun klant en tevens gasleverancier Benegas, die het transport heeft uitbesteed aan Jongeneel, werd er voortvarend gewerkt aan een systeem dat voor iedere partij de juiste data uitwisselt en oplevert. ‘Dit gaat ons een fikse besparing opleveren’, weet Hedwig van den Berg, logistiek manager van Benegas.

‘Veel transportopdrachten worden gemaild, komen binnen via de fax, staan in een Excel-sheet… Dat moet allemaal worden ingeklopt, waarbij de kans op fouten ontstaat’, vertelt Reinder. Automatisering, waarbij alle gekoppelde systemen op de juiste wijze met elkaar communiceren en de gewenste data produceren, levert tijdwinst op en reduceert de foutmarge. Nadeel: al deze systemen communiceren niet (goed) met elkaar. Er moest een oplossing komen. Dus werd zijn hulp ingeroepen.

Vakidioot met puzzel


Reinder Stolte noemt zichzelf een vakidioot; iemand die zich heerlijk kan vastbijten in de puzzel die Jongeneel hem presenteerde. Een omvangrijke klus, de meest complexe in zijn carrière als ICT-man, en daarmee tevens de meest uitdagende.

‘Bij Jongeneel maak ik stekkerdozen’, zegt hij cryptisch. ‘Er komt een leverancier bij Jongeneel, die propt zijn stekker in het systeem van Jongeneel en die moet daarna moeiteloos kunnen communiceren met hun software.’ Dat klinkt simpeler dan het is, want: ‘De data moet wel uitwisselbaar gemaakt worden. Alleen al het noteren van een datum kan op veel verschillende manieren worden gedaan.’ Daarom bouwde Reinder een zogenoemde API, een Application Programming Interfase.

Gastransporten


Benegas levert met de wagens van Jongeneel door heel Nederland en België butaan- en propaangas. Dan moet je denken aan boeren, maar ook aan industriële bedrijven en bijvoorbeeld wokrestaurants. ‘Die laatste groep wil propaan, want dat wordt veel heter dan gewoon aardgas’, weet Hedwig. De grootste afzetmarkt zijn boeren die hun gewas (uien, aardappels, bloembollen) moeten drogen. ‘Dit is een continuproces, waarbij men veel gas nodig heeft.’ Benegas heeft klanten die tankjes van 500 liter buiten hebben staan, maar er zijn er ook die tanks van 20.000 tot 40.000 liter hebben. Sommige van deze klanten hebben dagelijks of wekelijks een nieuwe hoeveelheid gas nodig.

‘We hebben het volledige transport uitbesteed bij twee grote partijen, waarvan Jongeneel er één is. Jaren geleden hebben we een boordcomputersysteem gekocht en geïntegreerd met ons planningssysteem. Dat betekent dat alle orders die hier via diverse kanalen binnenkomen, door onze planners worden ingeklopt, gepland en doorgestuurd naar deze boordcomputer. De chauffeur rijdt deze ritten uit en levert het gas aan onze klanten. De haarmeter registreert automatisch wat er wordt geleverd en koppelt informatie terug naar ons systeem. Dus: aantal liters, temperatuur, soortelijk gewicht, et cetera.’


Een prima systeem, vertelt Hedwig, maar: ‘We hebben slechts een beperkt aantal auto’s voor vast voor ons rijden. In de winter, wanneer het in onze branche extra druk is, hebben we soms wel een verdriedubbeling van het aantal auto’s van Jongeneel nodig. Al die auto’s hebben geen boordcomputer van ons, maar alleen het Jongeneel-systeem. Daar hebben wij niets aan. Dus moesten we tot voor kort alle data nog zelf invoeren. Welke klant, hoeveel liter, temperatuur, losbon-nummertje… Buiten het vele werk dat dit opleverde, vergrootten we daarmee ook de kans op fouten.’

Door de systemen te koppelen en met de API wel de juiste data te creëren, zijn alle Benegas boordcomputers overbodig én is nu ook vanuit de niet-vaste wagens alle noodzakelijke data te verkrijgen. ‘Reinder Stolte werkte hierbij nauw samen met de firma Ortec, leverancier van onze planningssoftware.’ De directe besparing: geen eigen boordcomputers en software meer, plus alle noodzakelijke data direct beschikbaar, zonder dat dit aan de hand van leveringen nog allemaal handmatig moet worden ingeklopt. Deze koppeling met de haarmeter werd gerealiseerd door Astrata, de leverancier van de Jongeneel boordcomputers.

Controle kwijt


‘Nieuwe automatisering en software kent altijd kinderziektes’, weet Jan van der Nagel, controller bij Jongeneel. Maar waar hij voorheen zelf voor de noodzakelijke aanpassingen kon zorgen, was Jongeneel bij dit project geheel afhankelijk van Reinder en zijn API. ‘Vanuit mijn functie wil je graag de controle hebben, dus het was best lastig om te merken dat ik er nu geen enkele invloed op kon uitoefenen en moest afwachten hoe Reinder de noodzakelijke veranderingen in het API-systeem zou gaan aanbrengen.’ Lastig, al was Jan er nog zo van overtuigd dat het geheel bij Reinder wel in goede handen was.

De relatie met Jongeneel gaat voor Reinder al 15 jaar terug. De ICT’er kent het bedrijf dus door en door. ‘We willen toe naar het elimineren van handmatige invoer’, vertelt Jan. ‘Dat levert ons allemaal een fikse besparing op in tijd - en dus geld -, maar ook in het reduceren van fouten.’ Toch is Jan de eerste om te bekennen dat hij soms wel eens de moed in zijn schoenen voelde zakken, wanneer er weer nieuwe problemen opdoemden. Dan moest hij vooral het einddoel goed in de gaten houden. ‘Uiteindelijk gaan systemen die met elkaar communiceren en samen data uitwisselen efficiency- en tijdwinst opleveren.’ Standaardisatie betekent winst voor iedereen, weet hij. ‘Ik ben een groot voorstander van een data-gedreven organisatie. Heb je dat allemaal goed onder controle, dan kun je ook daarmee heel veel extra winst boeken!’

Afhankelijkheid


Hedwig. ‘Natuurlijk zijn we hiermee afhankelijk van Jongeneel, maar onze relatie met Jongeneel al zeker twintig jaar terug, het vertrouwen is groot en de relatie is duurzaam.’ Is er dan geen nadeel te benoemen? ‘Oh, zeker wel. Het computersysteem dat we in het verleden hadden, was geavanceerder. Maar dat voordeel weegt niet op tegen het feit dat we nu alle auto’s van een systeem hebben voorzien dat ons bedrijf de juiste data oplevert. We hebben een klein beetje gelaten, maar er op een andere wijze weer veel meer voor teruggekregen.’

Menselijk falen


De menselijke factor bleek overigens het grootste struikelblok. ‘Om goed te functioneren heeft ons systeem een order nodig, nog voordat de chauffeur gaat laden. Voorheen kon dit vaak nog op het laatste moment worden ingevoerd. Nu moeten we deze data eerder aanleveren. Dat vereist een andere werkwijze. Natuurlijk vinden mensen het vervelend wanneer ze hun normale routine moeten aanpassen, maar het is zoals het is. Je moet de techniek tenslotte wel de ruimte geven om naar behoren te kunnen functioneren.’

Ook bij de klant liep men tegen ‘menselijk falen’ aan. ‘De klant kreeg voorheen meteen een bon met daarop het geleverde aantal liters, waar het nieuwe systeem - in eerste instantie - geen bon meer gaf.’ Daardoor regende het klachten. ‘Zonder bon, geen bewijs van levering, vond de klant. Bij de eerste klacht denk je dan nog ‘jaja’… maar als je honderd klachten krijgt, dan weet je toch dat je een serieus probleem hebt. Mensen dreigden met ‘als ik geen bonnetje meer krijg, dan ga ik weg’.’ Een inschattingsfout, zo erkent ze. ‘We hebben dit ernstig onderschat; hadden deze nieuwe werkwijze niet gecommuniceerd…’ Inmiddels is deze ‘fout’ rechtgezet en krijgt iedereen weer, geheel volgens traditie, een bon bij aflevering. De nota volgt de volgende dag, waar dit voorheen zeker twee weken duurde.

Reinder.eu

Tingietersstraat 14

8601WJ Sneek

E-mail: [email protected]

Telefoon: +31 (0)515-227027

KvK nr.: 670 821 30

 

Route

Adres conversie

Adressen splitsen en controleren.

We hebben een handige tool ontwikkeld waarmee je adressen kunt splitsen of je Excel data kunt converteren voor allerlei doeleinden. Probeer het gratis uit!

Data conversie Excel