Skip to the content

Moet software efficiënt of effectief zijn?

‘Efficiënter werken’ is een veel gehoorde term in managementteams. Efficiënter betekent meer doen in minder tijd. Maar is die term niet heel erg achterhaald en wint de klant er eigenlijk iets mee?!

In onze beroepsgroep staat of valt succes met het aanbieden van producten waarmee de klant efficiënter kan werken. Tegelijkertijd proberen we de klant te voorzien van informatie waarmee deze beter kan sturen en een voorsprong opbouwt ten opzichte van zijn/haar concurrenten.

Zit een klant eigenlijk wel te wachten op efficiënter werken of heeft de klant veel meer behoefte aan effectief werken? Met andere woorden: ga je de automatisering gebruiken om een doel te bereiken of is het automatiseren een doel op zich geworden?

Ik hoor de meeste lezers al denken dat dit prima samen gaat en daar ben ik het mee eens. Toch zie ik dat men vaak de nadruk legt op de efficiëntie van een softwareoplossing, zonder dat men goed voor ogen heeft hoe effectief een oplossing daadwerkelijk is.

Ter illustratie heb ik twee cases die dit verschil in denken en uitkomst duidelijker maken. Beide cases houden zich bezig met dienstverlening en hebben een vergelijkbare omvang in omzet en personele bezetting.

Case 1 'Efficiënt denken'

Klant 1 heeft efficiënter werken tot doel gesteld en daar worden alle investeringen op het gebied van software op afgestemd. De jaarlijkse kosten voor software stellen we op 100% om de 2e case te illustreren. De bezetting bij deze klant stellen we op 15% kantoorpersoneel en 85% productiepersoneel, ook weer ter illustratie van de volgende case.

De kosten voor software stijgen voor klant 1 jaarlijks met 10-15% terwijl de bezetting onevenredig groeit ten opzichte van de omzetgroei.

Waar zit de pijn in deze case? Je zou immers verwachten dat effectiever werken leidt tot minder inzet van tijd en personeel per euro omzet?

Door de nadruk te leggen op efficiëntie is er vaak geen oog meer voor de effectiviteit. De klant stelt geen duidelijke doelen, anders dan het verlagen van personele inzet. Iedere verkoper van goede software zal de klant deze efficiëntie toe kunnen zeggen op basis van de vraag van de klant.

Hierin neem ik als voorbeeld de investering in een scansysteem. Alle werkbonnen van de werkplaats worden gescand en opgeslagen in een dossier van het bedrijfsmiddel. Een mooie oplossing, want in de vorige situatie was de administratief medewerker er toch een kleine 13 uur per maand mee bezig om de teksten van de werkbonnen over te typen in de onderhoudskaart van het middel. Een week na de implementatie van het scansysteem komt de klant tot de ontdekking dat er op de werkbonnen handmatige acties staan van de monteurs die nu niet worden verwerkt in de onderhoudshistorie.

Het gevolg is dat de 13 uur weer terug zijn en de besparing in tijd eigenlijk alleen gerealiseerd wordt op het archiveren van de werkbonnen. Een ander gevolg is dat de informatie niet wordt verwerkt waardoor er niet direct zicht is op de volledige onderhoudshistorie.

Als de vraag aan de leverancier van het scansysteem anders was geformuleerd, zoals in dit geval: “Herkent de scansoftware handgeschreven teksten en kunnen die verwerkt worden in onze software?” Dan zou het antwoord van de leverancier er heel anders hebben uitgezien.

Case 2 'Effectief denken'

Klant 2 heeft tot doel gesteld om effectiever te werken. Ook hier worden de investeringen in software op afgestemd. De jaarlijkse kosten voor software, als index van case 1, zijn 45%. De bezetting bij deze klant is 10% kantoorpersoneel en 90% productiepersoneel.

De kosten voor software stijgen jaarlijks met 10-15% en is dus vergelijkbaar met de eerste case. De bezetting overhead bij klant 2 daalt jaarlijks ten opzichte van een euro omzet. Er kan dus worden gesteld dat de effectiviteit de efficiëntie bevordert, omdat er met minder man personeel evenveel of meer wordt omgezet.

Bij iedere investering in software worden eerst duidelijke doelen geformuleerd en worden deze doelen met een klankbordgroep besproken. Met deze doelen wordt gezocht naar software die het best past bij dit doel. Hierdoor ontstaat de situatie dat er geen ERP systeem aanwezig is maar meerdere losse applicaties die voor een specifiek doel zijn ontwikkeld. Denk hierbij aan een financieel pakket of HRM software.

Een ander doel van klant 2 is het voorkomen van dubbele invoer in de verschillende softwarepakketten. In eerste instantie niet om de efficiëntie te bevorderen maar om invoerfouten te voorkomen. Hiervoor zijn verschillende leveranciers van software uitgenodigd om mee te denken over een oplossing en die oplossing te realiseren.

Het uiteindelijke resultaat is dat er een platform is ontwikkeld die de uitwisseling van de data tussen de verschillende softwarepakketten regelt. De besparing in tijd is hierdoor aanzienlijk, waardoor het platform een ROI (Return Of Investment) kent van 3 jaar waarbij rekening is gehouden met jaarlijkse kosten voor onderhoud en reparatie-inspanning. Deze oplossing was dus effectief en daarbij is het bedrijf efficiënter gaan werken. Dit heeft voor een groot deel te maken met het stellen van de juiste doelen.

Moraal

De moraal is dat investeren in software een echte bijdrage kan leveren aan efficiëntie, maar dat we wel steeds de vraag moeten stellen hoe effectief deze investering is. Natuurlijk kost het vooraf meer tijd en inspanning om duidelijke doelen te stellen en is het veel eenvoudiger om minder inzet van personeel als doel te stellen, maar je verdient deze werkwijze dubbel en dwars terug.

Adres conversie

Adressen splitsen en controleren.

We hebben een handige tool ontwikkeld waarmee je adressen kunt splitsen of je Excel data kunt converteren voor allerlei doeleinden. Probeer het gratis uit!

Data conversie Excel

"Wie op zoek is naar een teamplayer, een man van zijn woord en een uitmuntende programmeur, dan kan ik Reinder zeker aanbevelen. Reinder bedankt en tot de volgende uitdaging."

Marijn Snoek - Fleetaccess